Gerade als wachsendes Unternehmen muss man sich immer wieder neuen Herausforderungen stellen. Alte Methoden und Prozesse können dabei oft gar nicht mehr hilfreich oder überhaupt nützlich sein. Dabei ist die Effizienz von Abläufen im Unternehmen ein wichtiger Wachstumsfaktor.
Denn wie kann ein Unternehmen Wachstum anstreben, wenn immer wieder Kleinigkeiten in den Weg kommen? Es macht es einfach schwieriger, den Tagesablauf zu meistern. Deshalb wollen wir dir in diesem Artikel einige Tipps vorstellen, wie sich die Effizienz eines Unternehmens steigern lässt. Insbesondere gehen wir dabei auch auf die Vorteile und Nützlichkeit von Softwarepaketierung ein.
Klare und kurze Kommunikation erreichen
Vor allem große Unternehmen sehen sich oft mit diesem Problem konfrontiert. Die Kommunikation erhöht sich natürlich mit der Anzahl an Mitarbeitern im Unternehmen. Wenn zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter ein Problem gefunden hat und dieses melden will, geht die Information wahrscheinlich erst um 3-4 Ecken, bis es schließlich bei jemandem gelandet ist, der damit aushelfen kann. Nicht sehr effizient, oder?
Schlussendlich hindert es aber die Effizienz im Unternehmen. Denn so müssen sich Mitarbeiter oft mit einem Thema beschäftigen, das gar nicht in deren Aufgabenbereich liegt. Wie kann man also so etwas verhindern?
- Klar definierte Aufgabenbereiche
Dies lässt sich vor allem in großen Unternehmen durchsetzen. Anstatt jedem Mitarbeiter ähnliche Aufgabenfelder zu geben sollte jeder Mitarbeiter eigene, klar getrennte Aufgabenfelder haben. So weiß dann jeder genau, was er zu tun hat und was in seinem Arbeitsbereich liegt.
Wiederum bedeutet es aber auch, dass leicht erkennbar wird, was die Aufgabenbereiche von den anderen sind. Wenn also hier wieder ein Problem auftritt, kann der betroffene Mitarbeiter direkt den zuständigen Kollegen um Hilfe bitten.
Wichtig zu beachten sind auch kürzere Kommunikationswege. Denn was nützen klare Aufgabenfelder, wenn man nicht weiß, wer welche Aufgaben übernimmt. Schlussendlich begibt sich der Mitarbeiter wieder auf die Suche und reißt unnötig andere Kollegen aus dem Arbeitsalltag.
Wie lässt sich dieses Problem lösen? Durch kürzere Kommunikationswege.
Die meisten größeren Unternehmen, mit denen wir zusammengearbeitet haben und zurzeit arbeiten, benutzen zum Beispiel bereits Microsoft 365 Suite. Nicht alle aber wissen darüber Bescheid, dass diese Office Apps, insbesondere Teams, Sharepoint Online, Planner oder Power Automate, sehr viele verschiedene Möglichkeiten anbieten, um die Kommunikation zu erleichtern und bestimmte Teile der Software zu automatisieren. Dazu zähltdie Automatisierung des Software-Lifecycles. Hier kann man zum Beispiel mit einem Ticketsystem schnell die zuständige Person kontaktieren, egal ob intern im Unternehmen oder extern durch Berater.
Im Rahmen unserer Arbeit bieten wir natürlich unseren Kunden Unterstützung und Beratung in diesem Bereich und zeigen, wir Sie diese Apps effizient für Ihr Management nutzen können. Und da die BORZIK GmbH ein offizieller Microsoft Partner ist, können wir die auf Microsoft basierenden Systeme dahingehend auf den Workflow verbessern, dass Ihr Unternehmen noch effizienter arbeiten kann.
Kostenstruktur effizient halten
Als Unternehmen sollte man aber auch immer den Überblick über die Kosten haben. Wo fallen Kosten an, wo können Kosten eingespart werden? Denn es geht natürlich auch um die Wirtschaftlichkeit. Wenn zu viele unnötige Kosten anfallen, hindert es möglicherweise das Budget von tatsächlich wichtigen Projekten.
Prozesse optimieren
Auch wenn es jetzt vielleicht sehr einfach klingen mag, ist es das in der Praxis aber gar nicht. Wichtig für ein jedes Unternehmen ist es, die Prozesse so weit wie möglich zu optimieren. Dies sorgt dafür, dass alle Teammitglieder und Mitarbeiter besser arbeiten können. Ob die Prozesse durch externe Hilfe und Berater optimiert werden oder durch interne Teams, spielt keine Rolle. Gerade im Hinblick auf die IT-Umgebung ist die Prozessoptimierung äußerst hilfreich, ein Beispiel dafür ist die Softwarepaketierung.
Softwarepaketierung
Ein wichtiger Bereich, der oft von Unternehmen ignoriert wird, ist die Installation von Software in verschiedenen IT-Umgebungen. Denn wenn jeder Mitarbeiter diese Software manuell installieren muss, hat dies viele Nachteile für das Unternehmen.
Zum einen ist der Aufwand für den einzelnen Mitarbeiter sehr hoch. Denn schlussendlich weiß nicht jeder Mitarbeiter, wie genau die Installation durchzuführen ist und damit ist es sehr zeitaufwendig. Zum anderen entspricht eine manuelle Installation längst nicht mehr den modernen Sicherheitsstandards. Was ist, wenn ein Fehler unterläuft? Wenn nur ein Computer im Netzwerk eine Sicherheitslücke hat, stellt dies eine ungemein große Bedrohung für Cyber-Attacken dar.
Damit diese Probleme nicht auftreten und die Prozesse entsprechend effizienter sind, gibt es die Softwarepaketierung. Einfach ausgedrückt wird hier die Software voreingestellt, paketiert und dann über verschiedenste Verteilersysteme, wie zum Beispiel Microsoft Endpoint Manager (Intune und Configuration Manager, oder auch früher SCCM genannt), an die gesamte Organisation „verteilt“.
Die Softwarepaketierung ist gerade deshalb in großen Unternehmen ein immer wichtigerer Punkt. Denn mit der großen Anzahl an verschiedenen Systemen und Endgeräten wird die Anzahl an notwendigen Änderungen, Installationen und Updates immer schwieriger. Mit der Softwarepaketierung kann Installations- oder Einstellungsroute bereits im Vorhinein erstellt werden, welches nur mehr an die verschiedenen Endgeräte und Systeme verteilt werden muss. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob das Betriebssystem der Endgeräte mit Windows, Mac OS, iOS, Android oder Linux läuft, was natürlich auch vorteilhaft für die Flexibilität des Unternehmens und der Mitarbeiter ist.
Vorteile der Softwarepaketierung
Die Softwarepaketierung bietet somit viele Vorteile, auf die wir hier im Folgenden noch einmal näher eingehen möchten:
- Sicherheit: Unglaublich wichtig ist auf jeden Fall die Sicherheit in einem Unternehmen. Wenn jetzt aber jeder Mitarbeiter für die Aktualisierung der Software selbst verantwortlich ist, läuft ein Unternehmen große Gefahr, viele Sicherheitslücken zu entwickeln. Die Folge? Das Risiko an Cyber-Angriffen nimmt dazu.
Natürlich könnte man jetzt auch alle Mitarbeiter in diesem Bereich einschulen. Hier stellt sich aber die Frage, ob der Aufwand und der Nutzen überhaupt vergleichbar sind? Sinnvoller wäre es sicherlich, die Software voreingestellt an alle Endgeräte zu senden, damit jeder die gleichen Einstellungen hat und alle Geräte sicher und geschützt sind.
- Zeit: Wer denkt, dass jeder Mitarbeiter solche Einstellungen leicht und schnell durchführen kann, liegt klar falsch. Es braucht wertvolle Zeit und wenn jeder einzelne Kollege diese Änderungen selbst durchführt, verschwendet man wertvolle Zeit und Ressourcen.
Auch die Softwarepaketierung benötigt natürlich seine Zeit. Schließlich muss das fertige Paket einwandfrei funktionieren und man sollte es auch vorher testen, was Zeit beansprucht. Trotzdem wird die Zeit der einzelnen Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen weniger beansprucht. So können sich diese besser auf ihre Arbeit konzentrieren und weniger Zeit wird verschwendet. - Kostenkontrolle: Softwarepaketierung schafft darüber hinaus auch einen viel besseren Überblick über die Kosten, die bei solchen IT-Updates anfallen. Oftmals werden nämlich die Jobs der Softwarepaketierung von externen Dienstleistern übernommen. Die Kostenvoranschläge geben dem Unternehmen einen großartigen Kostenüberblick und damit mehr Möglichkeiten.
Im Gegensatz dazu können interne Mitarbeiter oft nicht genau einschätzen, wie viele Stunden dafür nötig sind, es liegt auch nicht in deren Aufgabenbereich, Kostenvoranschläge zu berechnen.
Angebot der BORZIK GmbH
Das Bild der Softwarepaketierung hat sich in den letzten Jahren stark geändert. War es früher nur eine „Nebentätigkeit“ der IT-Mitarbeiter, so wird heutzutage die Paketierung von eigenen Dienstleistern, wie uns, übernommen.
Gründe dafür gibt es viele, allen voran folgende:
- Die Komplexität der Paketierung ist gerade in großen Unternehmen sehr hoch.
- Den meisten IT-Mitarbeitern fehlt das fachliche Know-How in diesem Bereich.
- Dadurch erhöht sich die Fehlerquote und das Sicherheitsrisiko.
Deshalb bieten wir professionelle Softwarepaketierung an. Wir helfen beim Erstellen und beim Ausrollen der Softwarepakete, bei der Analyse und Behebung von Systemstörungen sowie auch beim Vorbereiten der Pakete auf Windows 10-Konformität und vieles mehr.
Fazit
Effizienzsteigerung sollte für Unternehmen immer eine hohe Priorität haben. Denn so spart man nicht nur Zeit und Kosten, es erhöht auch den Workflow und die Sicherheit. Dieses Prinzip lässt sich in vielen Bereichen anwenden, egal ob es um einfache Büroausstattung geht oder um die Optimierung von aufwendigen Prozessen wie der Softwarepaketierung.
